ثبت درخواست آپوستیل در سامانه میخک در حال حاضر تنها شامل تایید ترجمه شناسنامه، کارت ملی و مدارک تحصیلی بوده و شامل دیگر مدارک نمی‌شود.
- ثبت درخواست در سامانه برای هر یک از 3 مدرک مورد اشاره باید به صورت جداگانه و به نام صاحب مدرک انجام شود.
- برای افراد زیر 18 سال نیز ثبت نام و دریافت کد رهگیری در سامانه می‌بایست جداگانه و با شماره ملی فرد زیر 18 سال و با ایمیل پدر یا مادر انجام شود.
- برای ثبت نام در سامانه در قسمت کشور محل اقامت "ایران"، در قسمت نوع اقامت "سایر" و در قسمت مدت اقامت، سن شخص به ماه نوشته می‌شود. برای مثال، چنانچه سن فرد 30 سال باشد آن را ضربدر 12 کرده (360=12*30) و در قسمت مدت اقامت 360 نوشته می‌شود.
- متقاضی بعد از ثبت نام در سامانه میخک و برای دریافت کد رهگیری، در صفحه اصلی سامانه ابتدا آیکون آپوستیل را انتخاب و به ترتیب زیر، نسبت به انتخاب موارد اقدام میکند:
الف) نوع سند:
یکی از گزینه‌های 1)اسناد سجلی 2) مدارک تحصیلی دانش آموزی 3) مدارک تحصیلی دانشگاهی انتخاب می‌شود.
ب) نام سند:
در صورت انتخاب
اسناد سجلی ---> کارت ملی یا شناسنامه
مدارک تحصیلی دانش آموزی ---> تاییدیه مدرک تحصیلی و یا مدرک تحصیلی
مدارک تحصیلی دانشگاهی ---> 1) گواهی صادره از حوزه‌های علمیه 2) تعیین رتبه قبولی در دانشگاه‌های دولتی و آزاد 3) مدرک تحصیلی دانشگاهی 4) مدرک صادره از آموزشکده‌های فنی 5) سرفصل دروس 6) مدرک تحصیلی صادره از مدارس خارجی مستقر در ایران 7) گواهی اشتغال به تحصیل
انتخاب می‌شود.
ج) محل تحویل:
منظور محلی است که متقاضی می خواهد ترجمه مدارک خود را برای تایید تحویل نماید. در این قسمت "گزینه داخل کشور" انتخاب می‌شود.
د) توضیحات سند:
با انتخاب نام سند، این قسمت به صورت خودکار تکمیل گردیده و نیاز به انتخاب گزینه توسط متقاضی نمی‌باشد.
ه) نمایندگی:
متقاضی بین "دفاتر استانی" و یا "وزارت امور خارجه" یکی را برای تحویل مدارک ترجمه شده انتخاب میکند.
و) بارگذاری سند:
در این قسمت مدارک مورد نیاز از قبیل شناسنامه، کارت ملی، مدرک تحصیلی و یا ریزنمرات در قالب JPG یاJPEG و با حداکثر سایز 2 مگابایت بارگذاری می‌شود.
ز) کد امنیتی:
عدد 5 رقمی‌تولید شده توسط سامانه است که بعد از تکمیل اطلاعات، توسط متقاضی در این محل نوشته می‌شود.
ح) ثبت:
متقاضی در صورت اطمینان از صحت اطلاعات، نسبت به ثبت اقدام میکند.
ی) دریافت رسید:
متقاضی با پایان ثبت و کلیک روی عنوان "دریافت رسید"، آن را در ایمیل خود دریافت میکند و می‌بایست در روز مراجعه برای تحویل مدارک، حتما آن را همراه داشته باشد.